En las últimas décadas, la gestión de personas ha cambiado y, con ella, también las herramientas tecnológicas. Si antes los programas informáticos de Recursos Humanos se ocupaban principalmente de los aspectos administrativos relacionados con los RR. HH., la valoración del capital humano en las organizaciones ha dado lugar a un enfoque más estratégico e integrado, que se materializa en el software HCM.
En la era post covid, la gestión de personas se ha vuelto cada vez más exigente y compleja. Dado que los empleados asumen un papel central en la vida de las empresas, es esencial adoptar herramientas que respondan a esta nueva dinámica, y aquí es donde entra en juego el software HCM.
¿Qué es un software HCM?
La gestión del capital humano (HCM) se refiere a un conjunto de técnicas para reclutar, gestionar y desarrollar el talento dentro de las organizaciones. A su vez, el software HCM es la aplicación que da soporte a toda esta gestión, donde se llevan a cabo las tareas y se realiza el seguimiento de los objetivos definidos. Al ocuparse de todos los procesos relacionados con la gestión de personas, hay quienes se refieren al software HCM como software de Recursos Humanos; esto se debe a que el software HCM abarca todas las funcionalidades del software de RR. HH., pero va más allá. Además de las funcionalidades típicas, que van desde la contratación, la formación, la nómina, la gestión de ausencias, las vacaciones y otras, las soluciones de HCM tienen un enfoque más estratégico, centrado en el desarrollo del capital humano en su conjunto y en su alineación con los objetivos del negocio. Un análisis de las principales funcionalidades nos permite comprender mejor las diferencias entre el software de RRHH y el software HCM:
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Funcionalidades |
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| Software de Recursos Humanos | Software HCM |
| Gestión de nóminas (payroll) | Gestión del talento |
| Gestión de fichajes y asistencia | Planificación de RRHH |
| Contratación y selección | Cultura y compromiso de los empleados |
| Gestión de beneficios | Análisis predictivo y elaboración de informes |
| Formación | Gestión de planes de carrera |
| Cumplimiento de la normativa vigente | Integración de operaciones y legislación en múltiples ubicaciones |
Cabe señalar que el software HCM realiza todas las tareas mencionadas en la columna de software de RR.HH. La diferencia radica, sobre todo, en la integración de funcionalidades que permiten una gestión más holística, potenciada también por los avances en IA y análisis de datos, como veremos a continuación.
Principales áreas y funcionalidades del software HCM
Gestión de RRHH y Nómina
Al igual que un software de RR. HH., una solución HCM da soporte a las tareas más rutinarias de la gestión de personas, desde los datos de los empleados hasta las nóminas, la gestión de prestaciones, las vacaciones y las ausencias, entre otras. Actualmente, los programas de HCM en la nube simplifican todos estos procesos y ofrecen portales de autoservicio para los equipos (a los que estos pueden acceder, registrar datos y enviar solicitudes). Todo ello con información actualizada en tiempo real y control de accesos, lo que garantiza la privacidad de los datos.
Gestión del talento
Dentro del área de gestión del talento, destacan la contratación e integración de nuevos empleados, la formación, la gestión del desempeño y las evaluaciones, el plan de carrera, entre otros. Gracias a la automatización, las herramientas de HCM aceleran diversos aspectos, incluida la búsqueda de candidatos a través de anuncios de empleo internos y externos, lo que simplifica el proceso de contratación e incorporación de empleados. También es posible definir objetivos por empleado, centralizar la información sobre formación y las herramientas de retroalimentación continua permiten evaluar, promover y recompensar más fácilmente a los empleados con mejor rendimiento.
Gestión de la experiencia del colaborador
También conocida como «experiencia del empleado», esta área tiene como objetivo evaluar el grado de satisfacción de los empleados con respecto a sus experiencias en el contexto laboral, desde el momento en que ingresan hasta que abandonan la empresa. Incluye herramientas como la evaluación del rendimiento y el feedback 360, encuestas, análisis de comportamiento y de sentimientos que, potenciadas por la IA, ayudan a personalizar la experiencia del empleado, aumentando su implicación y productividad.
Análisis de personas y planificación de RR. HH.
Cada vez más solicitado por las empresas de mayor tamaño, el área de People Analytics se refiere a los procesos de análisis de datos relacionados con el comportamiento de los empleados con el fin de prever escenarios, planificar acciones y evitar situaciones de riesgo. A partir de los historiales de datos del software, es posible establecer métricas y KPI, crear informes avanzados y modelos predictivos que sirven de apoyo a la planificación estratégica y operativa, fortaleciendo a la empresa frente a los constantes cambios del mercado de RR. HH.
Ventajas del software HCM
Al integrar un conjunto de procesos de RR. HH. distintos, las soluciones de HCM centralizan toda la gestión de personas y permiten tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. Todo ello mientras promueve experiencias más satisfactorias para los empleados, automatizan los flujos de trabajo y aumentan la eficiencia. Veamos las principales ventajas del software HCM:
Atracción y retención del talento
- Mayor rapidez y calidad en las contrataciones;
- Mayor implicación y motivación de los equipos gracias a la apuesta por una buena experiencia del colaborador;
- Mayor retención del talento y desarrollo de las competencias individuales;
- Mayor facilidad para identificar perfiles con potencial de progresión en la carrera profesional.
Mayor adaptación al cambio
- Alineación de la estrategia de Capital Humano con la estrategia empresarial;
- Capacidad para anticipar el desgaste de la fuerza laboral;
- Ajustes más rápidos de los equipos a los cambios organizativos;
- Mayor capacidad para adaptar los procesos de RR. HH. para responder a necesidades específicas.
Procesos de RR. HH. optimizados
- Información centralizada en una única plataforma, con acceso mediante permisos;
- Herramientas de análisis de datos que agilizan la toma de decisiones;
- Automatización global y local de procesos;
- Mayor autonomía de los empleados en el uso de la plataforma, agilizando y acelerando los procesos.
Integración de ERP con software HCM
Muchas empresas que optan por implementar un software HCM ya utilizan otras soluciones de gestión. El ERP es uno de los tipos de software más implementados en las empresas nacionales, ya que gracias a él es posible gestionar un conjunto de operaciones esenciales para los negocios, desde la facturación y la contabilidad hasta las compras, la logística y las existencias, entre otras.
De hecho, una de las ventajas del ERP (o software de gestión) es la centralización de la información procedente de diversas áreas de la empresa, potenciada por el cruce de datos que ayuda a gestionar todos los procesos de forma más eficiente y productiva. Sin embargo, cuando un nuevo software «entra en escena», esta capacidad de centralización de la información puede verse comprometida.
La solución está en la integración de software, que sincroniza diferentes sistemas y aplicaciones para sacar aún más partido a sus datos y funcionalidades. En el caso del software HCM integrado con el ERP, es posible acceder a toda la información en una sola plataforma, cruzando los datos relativos a toda la gestión del capital humano de la empresa con los objetivos y resultados del negocio (ERP). Imagina cruzar datos relativos a las ventas y la cadena de suministro con información relativa a la contratación estacional para optimizar los procesos de selección de personal. O mejorar el análisis del desempeño de los empleados gracias al registro de ventas y la adquisición de clientes potenciales, datos procedentes de un ERP. Por lo tanto, si estás buscando un software de HCM, debes tener en cuenta si la solución es integrable con ERP u otros tipos de software.
La asociación entre PONTUAL y Factorial
Especializada en software HCM, Factorial es actualmente uno de los principales proveedores a nivel mundial en el área de Recursos Humanos. Desde principios de 2024, PONTUAL y Factorial se han unido en una asociación en la que PONTUAL actúa como partner de implementación, reventa y personalización del software Factorial. PONTUAL también actúa como partner de integración de software y sistemas, y ha desarrollado soluciones que permiten sincronizar el software Factorial con varios ERP, con el fin de elevar la gestión empresarial y de RRHH a un nuevo nivel.
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