La respuesta es: sí, ¡más que nunca! Vamos a entender al detalle lo que es un software ERP, cuáles son los principales tipos, cómo aplicar y porqué esta sigue siendo, en 2024, una herramienta esencial para el crecimiento de las empresas.
El ERP es una pieza indispensable para el éxito en la gestión empresarial moderna incluso en 2024. En el panorama actual, son cada vez más las innovaciones, tipos de software, metodologías y herramientas disponibles; el ERP – también conocido como software de gestión – sigue siendo una herramienta esencial para las empresas, sea cual sea su dimensión o sector de actividad.
Un buen ERP hoy, de hecho, es una herramienta de trabajo en constante evolución, integrando tecnologías como la Inteligencia Artificial, automatización y Business Analytics, de forma que consigue una mayor eficiencia y aumenta la productividad de sus usuarios.
En este articulo vas a entender mejor lo que es un software de gestión, cuáles son los principales tipos, las ventajas de su utilización y como hacer la selección del ERP más indicado para tu empresa.
¿Qué es un ERP?
Por definición, un ERP (o software de gestión) es un programa informático desarrollado con el objetivo de centralizar en una única base de datos todas las informaciones relativas a la gestión de una organización. Es una herramienta que reúne información que, generalmente, se encuentra dispersa y poco accesible, lo que facilita y acelera la toma de decisiones, automatiza procesos, entre varias otras ventajas – que veremos más adelante.
Los ERP se pueden clasificar en dos tipos: horizontales y verticales. Un software ERP horizontal es una solución más amplia, compuesta por módulos que corresponden, generalmente, a los diferentes departamentos existentes en una empresa y que abarcan finanzas, contabilidad, recursos humanos, ventas, compras, stocks y CRM, entre otros. Es una solución transversal, es decir, responde a las necesidades de empresas de distintos sectores de actividad.
Un software ERP vertical es desarrollado teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector o industria y, por eso, incluye módulos y funcionalidades que responden a las necesidades de ese sector, siendo mucho más especializado. Algunos de los principales softwares de esta categoría son el software para la industria (MRP y MES), software para logística y gestión de almacén (WMS), software para el sector de la salud, entre otros.
Sin embargo, es importante señalar que independientemente del software ser vertical u horizontal, una característica que no puede faltar es la capacidad de personalización. Hoy en día, tal como las organizaciones, también un software ERP está en constante evolución, para que cuando haya cambios en los negocios (nuevos mercados, productos, legislación actualizada u otras especificidades inherentes al sector o a la propia empresa) el software también debe reflejar esos cambios.
Eso es lo que hace que cada organización tenga un ERP completamente adaptado y todo gracias a equipos de implementación como los de PONTUAL, que personalizan las soluciones de software de base teniendo en cuenta los requisitos específicos de cada cliente.
Por otro lado, y como mencionamos en el inicio del artículo, la evolución de la tecnología también está al servicio del ERP, haciendo con que éste sea una herramienta cada vez más compleja y, al mismo tiempo, permita alcanzar cada vez más innovación y agilidad en la gestión operacional de los negocios. Hoy en día, tecnologías como la inteligencia artificial, loT (Internet of Things) y otras ya son integradas en el software de gestión, ayudan a obtener más beneficios para sus usuarios.
La evolución tecnológica al servicio del software de gestión
Como hemos visto, el software de gestión no es una herramienta inmutable. A la medida que la tecnología se va desarrollando, los fabricantes de software van mejorando sus ERP’s incorporando más innovación para el mercado y manteniendo sus productos actualizados con nuevas funcionalidades para sus clientes.
Estas son algunas de las tecnologías que ya forman parte de los softwares de gestión en 2024:
Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning: La IA puede desempeñar un papel crucial en la evolución del software ERP, concretamente en la automatización de procesos, análisis predictivos, la detección de anomalías o incluso el servicio de atención al cliente.
Cloud: En un momento en el que el acceso remoto y descentralizado a las plataformas es cada vez más una necesidad para las empresas, la nube ofrece más flexibilidad, seguridad y fiabilidad en el acceso al software de gestión y costos más reducidos – entre otras ventajas.
Blockchain: Muy utilizada en el sector financiero, la tecnología blockchain aplicada al ERP permite descentralizar procesos, generando transparencia y seguridad en las transacciones.
Experiencia del usuario e interfaces mejorados: Considerada una de las principales tendencias de software de gestión en 2024, la UX (User Experience) define la interacción de los usuarios con una plataforma de software, abarcando diseño, usabilidad y satisfacción – y la mejora de esa experiencia es, en estos momentos, un gran foco para los proveedores de ERP.
Tipos de software de gestión
Más allá de que se distingan entre software vertical y horizontal, los softwares ERP pueden también ser clasificados en diferentes tipologías, teniendo en cuenta las funcionalidades que incluyen. Estos son algunos de los tipos más comunes:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Se trata de un ERP horizontal que incluye áreas transversales a los diferentes sectores de actividad: finanzas, recursos humanos, ventas, compras, stock, entre otros. La sigla ERP es utilizada como sinónimo de software de gestión.
- CRM (Customer Relationship Manager): Tal como el propio nombre indica, un CRM centraliza todos los procesos relacionados con la interacción con los clientes e incluye funcionalidades como la gestión del pipeline de ventas (de leads hasta el cierre del negocio) y automatización de los procesos de marketing, entre otras.
- Software de Facturación y Contabilidad: Abarca todas las tareas relacionadas con la gestión financiera, incluyendo contabilidad, control de costes, emisión de facturas y declaraciones fiscales.
- Software de Gestión de Proyectos: Pensado para project managers y colaboración con los equipos, ayuda en la definición, planificación, ejecución y acompañamiento de proyectos.
- Gestión de la producción: Software de gestión para la industria, que se subdivide en dos tipos MRP (Material Requirements Planning) y MES (Manufactoring Execution System). El MRP trata esencialmente de la gestión de materiales, asegurando de que no hay exceso o escasez de materia prima y, así, optimizar la producción. El MES controla las actividades de la planta de producción en tiempo real a través del registro en terminales de datos procedentes de equipos y mano de obra, dando mayor visibilidad al proceso productivo.
- Gestión de stocks y logística: Un software de logística reúne funcionalidades relacionadas con el control del flujo de mercancía, desde la entrada hasta la salida, optimizando la gestión de stock en almacén. Puede también abarcar procesos logísticos como el transporte, almacenamiento y distribución de productos.
- Gestión documental: Centraliza toda la gestión de documentos de las organizaciones, desde la creación, al intercambio y control de accesos, entre otros. También conocido como Archivo Digital, ha jugado un papel importante en la transición del papel a lo digital en negocios de todas dimensiones.
- Business Intelligence: A menudo formando parte integrante del software de gestión como módulo y no como software independiente en sí mismo, las herramientas de BI permiten analizar datos mediante informes o elementos visuales que presentan la información de forma más inteligible y aportan valiosas perspectivas para la toma de decisiones estratégicas.
Ventajas de la utilización de un ERP
Contar con una herramienta que centraliza el acceso a todos los procesos de una organización es, por sí solo, una ventaja incontestable de un software de gestión. Pero hay muchas más, veamos algunas:
1. Mayor eficiencia operacional
Con un software de gestión vas a automatizar procesos y tareas rutinarias, lo que reduce la probabilidad de errores y el tiempo necesario para completarlas, aumentando la eficiencia operacional.
2. Toma de decisión más certera
Actualizados en tiempo real, los datos que van alimentando el sistema ERP dan origen a informaciones valiosas que permiten tomar decisiones de forma más rápida y, al mismo tiempo, más informada, empoderando los gestores.
3. Mejor gestión financiera
Por centralizar los datos en un solo lugar, un software de gestión promueve el acceso simplificado a la información respectiva a presupuestos, pagos, facturas y otros, promoviendo una mayor sustentabilidad financiera del negocio.
4. Processos más integrados
Al integrar diferentes áreas y procesos de una organización, como las ventas, finanzas, stocks, RH y otros, el ERP brinda al utilizador una visión global de las operaciones y facilita la colaboración e intercambio de información entre departamentos.
5. Adaptacion al cambio
En un contexto empresarial en constante mutación, un software de gestión permite una adaptación más ágil a los cambios (internos o del mercado), siendo también actualizado periódicamente en casos de nueva legislación.
6. Información siempre segura
Los proveedores de software apuestan en tecnología que garantice la seguridad e integridad de los datos del ERP frente a los ciberataques.
7. Trabajo remoto sin complicaciones
Con la llegada de los ERP en la nube es posible acceder a la herramienta en cualquier lugar y a cualquier hora, siempre que dispongamos de conexión a Internet.
8. Alta capacidad de personalización
Un buen software ERP tiene una framework altamente personalizable para proporcionar una respuesta más completa a las necesidades de la empresa. Esto es lo que hace que ningún ERP sea igual a otro.
Junto a la personalización, cabe destacar que, en los tiempos que corren, un software de gestión es, cada vez más, una pieza central en un puzzle completo de sistemas y soluciones tecnológicas que deben comunicar entre sí para generar más eficiencia y operaciones más fluidas. Veamos, entonces, que es la integración de software y por qué es tan importante para los negocios de hoy en día.
Integración del software a partir del ERP
Cuando hablamos de la capacidad de personalización del software ERP, no hablamos sólo de la posibilidad de añadir nuevos módulos o funcionalidades desarrolladas a medida.
Las organizaciones tienen cada vez más frecuentemente varios softwares y add-ons que, si sólo funcionan de forma independiente, hacen que las fortalezas de la tecnología – optimización de procesos, automatización de tareas, menor tasa de esfuerzo y error – puedan quedarse en el camino.
La integración del software desde el ERP se refiere, así, a la conectividad e interoperabilidad entre varios sistemas de una organización, lo que conduce a la creación de un verdadero ecosistema tecnológico en el que se produce un intercambio de datos automático y que permite a los usuarios tener una visión más integrada de las operaciones.
Un ejemplo de integración de sistemas
Imagina, por ejemplo, que tienes un e-commerce y ya utilizas un ERP, ambos de forma aislada. La integración de estos dos sistemas distintos va a permitir incluir información sobre ventas, stock, entre otros aspectos, del canal de ventas online en el software ERP – sin necesidad de introducir datos manualmente, lo que reducirá la probabilidad de errores y tiempo dedicado a esta tarea.
Integrar un ERP con otros softwares o aplicaciones hace que sea más sencillo acceder a la información, proporciona una mejor experiencia de usuario y un mejor análisis de datos. Todo esto conduce a una gestión más eficiente e integrada. Además, consigue dar respuestas más rápidas a las exigencias de un sector de actividad, dando una señal clara al mercado de competitividad e innovación tecnológica en tu empresa.
La integración de sistemas es un servicio personalizado y que tiene en cuenta los softwares específicos de las organizaciones y no existe un conjunto de soluciones estándar. PONTUAL cuenta con equipos especializados y puede ayudarte a implementar un proyecto de integración de software y sistemas – hable con nosotros.
Como elegir el ERP más adecuado para tu empresa
Dada la complejidad y gran diversidad de soluciones existentes en el mercado, elegir el ERP que mejor se adapta a las necesidades de tu negocio puede no ser la tarea más sencilla. Por otro lado, un ERP no es como un simple programa informático, que se instala un día y al siguiente ya está listo para funcionar. Los procesos de implementación constan de diferentes fases, que van desde la consultoría al diseño y personalización del software, pruebas, implementación y formación, entre otras.
La buena noticia es que algunos pasos los puedes dar tú mismo en el sentido de empezar a entender mejor el mercado de los ERP y las soluciones que más se pueden adecuar a tu caso – como los que le presentamos a continuación.
1. Haz un estudio de las necesidades de tu empresa
Antes de empezar a investigar las soluciones existentes en el mercado, debes mirar “para dentro”- analizar los procesos y flujos de trabajo, áreas con margen para mejorar y qué tipo de funciones podrían ayudar a aumentar la productividad y eficiencia de tu empresa.
No te preocupes si ya existen softwares para lo que necesitas; toma nota de tus necesidades y el socio de implantación de software adecuado podrá ver cómo se traducen en términos tecnológicos.
2. Analiza los softwares disponibles del mercado
Haz una búsqueda online de los principales ERP disponibles en el mercado. Compara funcionalidades, fortalezas de cada marca, y cual podrá ser la solución que mejor se adecua a tus necesidades. No tienes que decidir sólo, un socio de implantación como PONTUAL cuenta con equipos de consultores capaces de identificar la mejor opción para tí en una amplia cartera de soluciones.
3. Establece tu Budget
Ahora que ya conoces más al detalle las soluciones disponibles en el mercado, fija un presupuesto teniendo en cuenta no sólo el coste del software y la implementación, sino también la personalización, soporte técnico y las necesidades de soporte.
Ten en cuenta que hacer una elección cuyo criterio sea el precio puede llevarte a la opción equivocada; el ERP puede representar una inversión inicial mayor, pero a medio y largo plazo comprobarás que los niveles de eficiencia operacional, agilidad y optimización de procesos compensan con creces la inversión.
4. Evalúa el proceso de implantación
Una vez que tengas una (o varias) propuestas ajustadas a tu presupuesto, evalúa los principales aspectos del proceso de implantación- cuanto tiempo llevará y cómo puede afectar a tus operaciones, si la formación está incluida, que recursos necesitará, plazos, etc. Confía en tu socio de implantación para aclarar cualquier duda y solicita sesiones de demostración de la herramienta. Una vez que hayas tenido en cuenta todos estos aspectos, deberías estar listo para tomar una decisión.
Como puedes ver en esta breve guía, a menudo, más que saber qué herramienta es la adecuada, es esencial contar con un socio de implantación de ERP que pueda guiarte por el camino hacia una decisión más informada y adecuada para tu organización.
Más de que un simple implantador de software, PONTUAL cuenta con equipos de consultores tecnológicos de negocio experimentados en sectores de actividad como el de tu empresa.
Desde la industria a la logística, de los servicios al canal minorista, la contabilidad, el sector jurídico y la sanidad – contamos con una amplia cartera de partners y soluciones propias de software ERP que llevan más de 30 años, mejorando la gestión de cientos de empresas en el mercado ibérico.
