MANAGEMENT SOFTWARE

Quando falamos de software de gestão, é quase impossível falar de um valor de aquisição fechado. Cada projeto envolve um conjunto de variáveis que refletem a realidade de cada negócio – um gabinete de Contabilidade vai ter, por exemplo, necessidades muito diferentes de uma Indústria.

Independentemente do fornecedor em questão, as necessidades de personalização, licenças, consultoria, formação e suporte contínuo fazem com que, da mesma forma que não existem dois ERPs iguais, também seja extremamente difícil conseguir estabelecer um preço pré-definido para um software de gestão. A solução passa por solicitar orçamentos de vários fornecedores e perceber qual a opção que faz mais sentido para o caso da sua empresa.

No que toca ao tempo de implementação de ERP, também não existe uma resposta pré-definida, uma vez que este depende da complexidade de cada projeto. Quanto mais processos estiverem implicados, mais tempo será necessário para implementar um novo software de gestão – podemos falar em apenas alguns meses ou até mais de um ano. Um bom planeamento, gestão de projeto e colaboração com a equipa de implementação são essenciais para o cumprimento de prazos.

Antes de selecionar um ERP, deve fazer uma análise detalhada das necessidades da empresa, incluindo os processos operacionais, requisitos funcionais e objetivos do novo software de gestão. Procure rodear-se de uma equipa com pelo menos um responsável por cada departamento, de forma a conseguir fazer um levantamento mais preciso das suas necessidades. Depois, pesquise fornecedores, faça comparações de recursos, consulte referências e peça demonstrações ou outros esclarecimentos. No momento da decisão, consulte a equipa de responsáveis de departamento que definiu previamente, oiça os seus últimos inputs e tome uma decisão mais informada possível.

Para mais informações sobre este tema consulte o artigo de blog da PONTUAL sobre softwares de gestão ERP.

Mais uma vez, um bom planeamento e mapeamento de processos deve incluir a necessidade de integração e personalização do ERP. No entanto, este passo já deve ser dado em conjunto com o fornecedor de software que escolheu.

Com uma vasta experiência em múltiplos setores, a equipa de consultores de ERP da PONTUAL tem em conta um conjunto de procedimentos para o levantamento de necessidades que inclui checklists, pontos de contacto frequentes com o cliente e restante equipa, entre outros. Tudo para que nada se perca durante o processo de implementação de um novo ERP.

A resistência à mudança por parte dos colaboradores é um dos entraves mais sentidos pelos gestores no processo de implementação de ERP. No entanto, uma boa comunicação junto das equipas ajuda a minimizar esse entrave. Comunique de forma clara os benefícios do sistema, de que forma vai facilitar as rotinas, e envolva os colaboradores no processo, fazendo-os sentir que as suas necessidades e anseios são ouvidos e tidos em conta.

Se as suas equipas estão preocupadas com o grau de dificuldade na utilização do software, saiba que, hoje em dia, as questões de usabilidade são tidas em conta pela maioria das software houses, o que faz com que os ERPs sejam cada vez mais intuitivos e de fácil utilização. Para além disso, o período de formação, que deve finalizar o processo de implementação, vai ajudar os seus funcionários a familiarizar-se com a ferramenta e a tirar todas as dúvidas que possam surgir junto do fornecedor.

Implementar um novo software ERP é um projeto com um impacto significativo nos processos das empresas, e como tal, é natural que existam momentos de alguma entropia; afinal, não se trata de um processo linear e que funciona da mesma forma para todas as empresas. Porém, quando definido em conjunto com uma empresa de consultoria em ERP experiente, a probabilidade de atrasos e reveses é significativamente reduzida.

Implementar o software de gestão por etapas ajuda a que o processo de migração entre sistemas seja mais suave. Tenha também em conta picos de trabalho e questões de sazonalidade; se for esse o caso, pode ser importante fazer uma análise em termos de calendário que lhe permita perceber qual a melhor altura para iniciar o processo de mudança de ERP com o menor impacto possível nas suas operações.

Leia o artigo de blog da PONTUAL sobre mudar de ERP e fique a par de outras questões importantes sobre este tópico.

De forma a assegurar a continuidade do serviço, a maioria dos parceiros de ERP disponibilizam avenças ou pacotes de suporte pós-implementação.

Os clientes da PONTUAL beneficiam de apoio constante para a monitorização, resolução de problemas e outros assuntos decorrentes da utilização do software ERP.