El Gobierno español está introduciendo una nueva legislación para hacer obligatoria la facturación electrónica para las empresas y los profesionales autónomos. Este cambio, derivado de la Ley Crea y Crece, pretende modernizar y digitalizar los procesos fiscales y administrativos en el país. ¿Cómo afectará a las empresas y cómo deben prepararse para el reto? Descúbrelo todo en nuestro artículo.
La facturación electrónica es el proceso de emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato digital. A diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas se crean, transmiten y almacenan electrónicamente, garantizando una mayor eficiencia en las tareas y seguridad. En España, la implantación obligatoria de la factura electrónica pretende aumentar la transparencia, reducir la evasión fiscal y promover la eficiencia administrativa y empresarial.
La medida, que deriva de la Ley 18/2022 Crea Y Crece, también pretende reducir los retrasos en las organizaciones del sector privado, en las que el plazo medio de pago de las facturas supera los 60 días, un periodo que, de hecho, está definido por ley. Las empresas y autónomos que incumplan estos plazos se exponen a multas y quedan excluidos del acceso a subvenciones públicas (con importes superiores a 30.000 euros).
El desarrollo reglamentario de la ley está en proceso de aprobación, y aún está previsto para el primer semestre de 2024. Sin embargo, para adaptarse gradualmente, las organizaciones disponen de algunos meses para encontrar las soluciones de software adecuadas y realizar los cambios necesarios en sus procesos internos:
- Las empresas con un volumen de negocios superior a 8 millones de euros disponen de 12 meses para aplicar la norma a partir de su publicación;
- Las empresas con un volumen de negocios inferior a 8 millones de euros y los autónomos tienen 12 meses más para implantar la facturación electrónica que las empresas mencionadas en el punto anterior (es decir, 24 meses en total, y el nuevo proceso deberá ser conforme en 2026).
Ventajas de la facturación electrónica
Aunque muchas empresas están acostumbradas a emitir facturas por métodos tradicionales o utilizando facturas en PDF (más adelante en este artículo explicaremos por qué el formato PDF no sera válido) y el cambio puede causar algunas molestias temporales, la facturación electrónica aportará muchas ventajas a las empresas a medio y largo plazo:
- Reducción de costes: elimina los costes asociados al papel, la impresión y el franqueo.
- Eficiencia y rapidez: La emisión y recepción de facturas electrónicas es casi instantánea, lo que reduce el tiempo de tramitación.
- Seguridad: Las facturas electrónicas son más seguras, con firmas digitales que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos.
- Sostenibilidad: Contribuye a reducir el uso de papel, promoviendo prácticas empresariales más sostenibles.
- Cumplimiento fiscal: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, con almacenamiento y fácil acceso a los documentos para las auditorías.
Cómo deben prepararse las empresas para la facturación electrónica
Hay varios pasos que las empresas y los autónomos pueden dar para empezar a adaptarse a la nueva legislación. No lo dejes para el último momento: aunque no entrará en vigor hasta dentro de un año aproximadamente, es importante que dediques un tiempo a informarte sobre las soluciones existentes en el mercado, preparar a tus equipos y revisar los procesos asociados a la facturación en tu empresa.
- Búsqueda de mercado: Haz un análisis de mercado y elige un socio tecnológico que pueda asesorarte sobre la solución de software de facturación que mejor se adapte a tu negocio: tamaño, sector de actividad y otras particularidades.
- Formación y capacitación: Tras seleccionar e implantar el software, los empleados deben recibir formación sobre cómo utilizar el nuevo sistema de facturación electrónica.
- Actualización de los procesos internos: Revisar y ajustar los procesos internos de emisión y recepción de facturas para garantizar su compatibilidad con el nuevo sistema.
Software de facturación: garantiza el cumplimiento de la ley
Para garantizar el cumplimiento de la ley, el software de facturación debe cumplir una serie de requisitos:
- Formatos de factura aceptados: Posibilidad de emitir facturas en formatos XML CEFACT/ONU, UBL, EDIFACT y Facturae. Las facturas en PDF no se consideran facturas electrónicas al no ser un formato estructurado y, por tanto, no garantizan la interoperabilidad entre sistemas, la integridad de datos y la inclusión de una firma electrónica reconocida.
- Firmas digitales avanzadas: Implantación de firmas electrónicas avanzadas para garantizar la integridad y autenticidad de las facturas.
- Interoperabilidad: Capacidad de interoperar con otras plataformas de facturación electrónica, tanto privadas como públicas.
- Comunicación de estado: Funcionalidades para comunicar el estado de las facturas (aceptación, rechazo, pago) de acuerdo con los plazos establecidos por la ley.
- Almacenamiento seguro: Garantía de almacenamiento seguro y accesible de las facturas electrónicas, de acuerdo con los requisitos legales de almacenamiento de documentos fiscales.
- Firmas digitales: Implementación de firmas digitales avanzadas para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas.
- Cumplimiento Legal: Garantizar que todas las facturas electrónicas se emiten en los formatos aceptados (XML, UBL, EDIFACT, Facturae) y que se envía una copia a la solución pública gestionada por la AEAT.
Es importante tener en cuenta que la mayoría de los programas informáticos del mercado ya estarán preparados con todas estas funciones, para que los equipos puedan centrarse en aprender a utilizar las herramientas, en lugar de perder el tiempo comprobando que se cumplen los requisitos de la ley.
La implantación obligatoria de la factura electrónica en España es un hito importante en la modernización administrativa y fiscal del país. Empresas de todos los tamaños deben prepararse para esta transición adoptando sistemas de facturación que cumplan con los nuevos requisitos legales y técnicos, garantizando así una operativa más eficiente y segura.
En PONTUAL España, más que en el cumplimiento de la ley, creemos en el poder del software de gestión y en la tecnología al servicio del negocio. El software de facturación puede ser una poderosa herramienta para modernizar tu organización y un paso decisivo hacia la adopción de procesos que hagan crecer tu negocio. Habla con nosotros: ¡estaremos encantados de ser tu socio tecnológico en la transformación digital de tu negocio!
