Una gestión ágil de las existencias es un pilar fundamental para el éxito de las empresas con operaciones logísticas. Cada día se enfrentan a enormes retos, desde la previsión de la demanda hasta la gestión de cadenas de suministro globales, al tiempo que tratan de reducir costes y residuos y aumentar la eficiencia. En este contexto, el software logístico y de gestión de existencias es una herramienta esencial para garantizar la disponibilidad de los productos en la cantidad y el momento adecuados, sin escasez ni excesos.
Sin embargo, el software logístico es mucho más que una herramienta de seguimiento de existencias. Sus ventajas incluyen la generación de análisis predictivos, la automatización de procesos y la visibilidad en tiempo real de toda la cadena logística. Gracias a su grado de especialización, este software satisface las necesidades de operaciones logísticas de todos los tamaños, simplificando la gestión de existencias y proporcionando datos que conducen a decisiones estratégicas más precisas y garantizan la competitividad empresarial.
Empecemos analizando algunos de los principales factores externos e internos que influyen en la gestión de las operaciones logísticas y de control de existencias.
5 factores que influyen en la gestión de existencias y logística
1. Oscilaciones de la demanda
Las tendencias del mercado, el contexto económico, la estacionalidad o eventos específicos son algunos de los aspectos que contribuyen a las fluctuaciones en la demanda de determinados productos. En este escenario, para gestionar adecuadamente los stocks es fundamental contar con herramientas -como un software logístico- que permitan prever los picos y caídas de la demanda, para no acumular excesos de stock ni quedarse corto.
2. Cadenas de suministro complejas
Al implicar a varios proveedores, distribuidores y fabricantes en distintas partes del mundo, las cadenas de suministro son muy complejas. En este contexto, coordinar los plazos de entrega es una tarea ingrata, y los niveles de dificultad se vuelven aún mayores en casos de interrupciones causadas por acontecimientos como conflictos geopolíticos, guerras, crisis económicas o incluso emergencias de salud pública como Covid-19.
3. Costes asociados
Para mantener unas existencias equilibradas -disponer de productos suficientes para atender los pedidos sin exceso de existencias- es esencial conocer a fondo todos los costes asociados. Ya se trate de costes de almacenamiento, de pedidos y reposición, de costes inherentes al capital invertido en existencias o en casos de productos dañados u obsoletos, el valor que se «inmoviliza» o se pierde en una mala gestión de las existencias puede causar grandes pérdidas a las empresas.
4. Variedad de productos
Cuanto mayor es la variedad de productos, más difícil puede resultar la gestión de las existencias. Cada artículo tiene diferentes niveles de demanda, ciclos de vida y requisitos de almacenamiento, por lo que cuanto más diversa sea la gama de productos, más importante es contar con sistemas y software logísticos preparados para ello.
5. Factores humanos y tecnológicos
No basta con tener un software logístico: hay que saber utilizarlo y sacar el máximo partido de la herramienta. Además de disponer de un software logístico robusto, es esencial contar con un socio consultor en tecnología empresarial que comprenda las necesidades de sus operaciones y, con vistas a la mejora continua, trabaja contigo a largo plazo para implementar adaptaciones y actualizaciones siempre que sea necesario.
Con equipos especializados en soluciones para el área logística, PONTUAL es más que un proveedor de software – somos un socio tecnológico siempre dispuesto a escuchar tus necesidades. Habla con nosotros.
Del mismo modo, aspectos relacionados con la toma de decisiones como la parcialidad, las decisiones basadas en la intuición y otros factores humanos pueden afectar a la gestión de stocks. Se trata de un factor cuyo impacto puede reducirse significativamente utilizando los datos y la información del software logístico.
La importancia del control y la gestión de existencias en empresas de todos los tamaños
Garantizar la disponibilidad de las existencias al tiempo que se minimizan los costes de mantenimiento es, como hemos visto, un acto de equilibrio esencial para las operaciones logísticas. Los clientes que reciben sus pedidos sin problemas y en el plazo acordado seguramente volverán a hacer negocios con la empresa. Por otro lado, no responder a los pedidos por falta de existencias perjudica la reputación de la empresa y supone una pérdida de ingresos, ya que hoy en día los clientes no pueden permitirse esperar y acaban comprando a la competencia.
Mantener los almacenes organizados, con los recuentos al día y la ubicación de los artículos siempre actualizada, es otro aspecto esencial de la gestión de existencias. Con un software logístico se puede acceder al historial de ventas y movimientos, lo que permite aplicar estrategias de localización de productos para agilizar los tiempos de recogida, crear zonas de recogida para los artículos más populares, etc.
El software de gestión de existencias también elimina muchos procesos manuales, ahorrando tiempo y liberando a los equipos para que se concentren en tareas más estratégicas y rentables.
Gestión de existencias para grandes empresas
Cuanto mayor es la actividad logística, más importante es tener una visibilidad global de las existencias de la empresa. Estas empresas suelen tener varios almacenes en diferentes lugares, y también pueden tener tiendas o puntos de venta con existencias adicionales, así como artículos de devolución en tránsito.
En estos casos, la presión para maximizar los beneficios es alta, ya que el valor monetario de las existencias en cuestión es también mucho mayor que en las empresas más pequeñas. Los costes de almacenamiento y gestión del espacio también pueden aumentar, y en el caso de las empresas que tienen productos perecederos -como alimentos o productos farmacéuticos- las fechas de caducidad pueden expirar, causando aún más pérdidas.
En una gran empresa, hacer un seguimiento manual de las existencias es prácticamente imposible. El software logístico es la herramienta más ágil para hacer frente a estos casos, ya que permite a los usuarios estar al día sobre el estado de todos los pedidos, garantizando que el stock para todos los puntos de venta esté disponible en las cantidades adecuadas.
Gestión de existencias para pequeñas empresas
Si piensas que un almacén más pequeño se verá menos afectado por los problemas de gestión de existencias… piénsalo de nuevo. A pesar de que manejan menos existencias y, por tanto, menos inversión, las pequeñas empresas tienen un margen de error mucho menor que las grandes empresas.
Menos espacio de almacén significa una gestión más ágil de su utilización. En este caso, tener unos niveles de existencias erróneos tiene consecuencias más inmediatas. Si, por ejemplo, tiene 10 unidades de un producto en stock, pero podría haber vendido 15, aunque no parezca una gran diferencia, es un 50% más de ventas que no se han producido. En una gran empresa, por ejemplo, con existencias de 5.000 o más productos, 5 artículos no vendidos suponen una diferencia mucho menor.
El software logístico permite obtener previsiones de la demanda y elaborar planes más precisos, al tiempo que ayuda a organizar mejor el espacio, agilizando la recogida de productos y aumentando así la productividad.
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