O Microsoft Office 365 é cada vez mais uma ferramenta de eleição entre empresas que procuram substituir ou implementar um novo sistema de intranet. No entanto, ainda existem muitos empresários que desconhecem o potencial da plataforma e os seus benefícios. Se é um deles, leia o artigo e fique a perceber porque deve escolher o Microsoft 365 para alavancar os resultados da sua organização.
Assegurar a produtividade e a segurança dos colaboradores num contexto de trabalho híbrido e remoto é o mote do Microsoft 365, mas ainda há muitos casos de colaboradores que desconhecem todas as possibilidades oferecidas pela ferramenta.
O Microsoft 365 é uma plataforma cloud-based que permite o acesso seguro a aplicações e informações da empresa de forma centralizada, a partir de qualquer dispositivo e em qualquer local. Uma das suas aplicações mais conhecidas é o Sharepoint, uma intranet e portal de colaboradores onde estes têm acesso a todas as informações e novidades partilhadas pela empresa. Mas existem muitas mais possibilidades.
Porquê escolher o Microsoft 365?
Partilha de dados e documentos otimizada
Conforme vimos, muitas empresas já utilizam o Sharepoint ou até o One Drive para gerir e armazenar documentos. Porém, é possível ter ganhos de produtividade e uma partilha ainda mais otimizada com o SharePoint Online do Microsoft 365, que conta com uma interface de utilizador melhorada, facilitando a gestão de documentos em arquivos baseados na nuvem e partilha de documentos sem descontinuidades. Para além disso, tem a vantagem de libertar os colaboradores da sobrecarga técnica de gerir o seu próprio servidor e infraestruturas no local de trabalho.
A integração do SharePoint Online com o Microsoft Teams ajuda também os colaboradores a comunicar de forma eficiente durante a criação de documentos e tarefas de gestão.
Ferramentas de produtividade em qualquer lugar e a qualquer altura
O Microsoft 365 combina a computação em nuvem com um conjunto de aplicações móveis, que fomentam a produtividade dos colaboradores da empresa em mobilidade. Estejam em viagem, no escritório ou em casa, as equipas beneficiam do acesso às aplicações individuais como o Word, Excel, Power Point, Teams, entre outras. Para além disso, através do Power Apps, é possível desenvolver aplicações à medida das necessidades da sua empresa e torná-las acessíveis a partir de dispositivos móveis.
Colaboradores mais ativos e envolvidos
Usado em redes sociais populares como o Facebook ou Linkedin, o formato feed é já muito simples e intuitivo para a maioria das pessoas. Assim, as ferramentas Microsoft 365, que se baseiam também na lógica de feed, não implicam uma elevada curva de aprendizagem para os colaboradores, que facilmente começam a navegar e a absorver as funcionalidades das plataformas. Isto significa que a interação com o conteúdo é também simplificada e mais orgânica.
O Teams e o Yammer (ferramenta mais vocacionada para grandes empresas) da suite Microsoft 365 permitem às organizações criar grupos de discussão e comunidades específicas para, por exemplo, determinados departamentos. Sejam likes, comentários ou fóruns de discussão, muitas vezes ferramentas como o Teams acabam por ser mais simples e intuitivas de usar para os colaboradores do que, por exemplo, escrever um email.
Automação de Processos Inteligente
Uma das maiores dificuldades das empresas atualmente prende-se com a gestão de processos. O Microsoft 365 e a plataforma Power disponibilizam formulários online prontos a usar, e ferramentas que asseguram uma melhor gestão do fluxo de trabalho e armazenamento de dados.
Plataformas de Comunicação Eficientes
Numa grande organização, a comunicação abrange uma vasta gama de atividades, muitas das quais se apoiam numa intranet corporativa ou uma solução de trabalho em equipa. Uma intranet permite-lhe, entre outras tarefas, fornecer serviços e informação, construir ou reforçar a cultura da empresa e disponibilizar um núcleo central para os funcionários que queiram saber mais sobre iniciativas globais e explorar recursos.
Ferramentas de pesquisa sofisticadas
Normalmente, os utilizadores navegam por ficheiros e pastas de forma a encontrar os documentos e informações que necessitam. Porém, este é um processo frequentemente frustrante e ineficaz, uma vez que os documentos se perdem em pastas desorganizadas. Por sua vez, as funções de pesquisa são mais eficazes para encontrar e utilizar o conteúdo. As capacidades de pesquisa empresarial dentro do Microsoft 365 foram aprimoradas durante muito tempo através do trabalho de algumas das maiores empresas em todo o mundo, e depois integradas na plataforma de forma a proporcionar uma experiência de pesquisa mais robusta e eficaz. Entretanto, a Microsoft lançou também uma funcionalidade que permite integrar fontes de conteúdo externas através de conectores incorporados e opções personalizadas.
Melhoria contínua e retorno do investimento garantidos
O software tradicional, instalado localmente na empresa, requer manutenção regular, correções e atualizações que podem ser bastante custosas a nível financeiro e de tempo. Com o Microsoft 365, os utilizadores beneficiam de uma plataforma em constante evolução, com novas capacidades lançadas mensal ou trimestralmente. Assim, a sua equipa de TI não tem de atualizar a sua plataforma e pode concentrar-se nos serviços essenciais para o negócio.
Todos os pontos abordados neste artigo conduzem ao desfecho ideal: um retorno sobre o investimento (ROI) positivo! O Microsoft 365 permite aos colaboradores substituir um conjunto de softwares datados, desintegrados e pouco eficientes por uma plataforma de serviços integrados com inúmeros benefícios no que toca à otimização de processos, compliance e cibersegurança. Tudo somado, resulta num aumento da produtividade com custos mais baixos.
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