Saiba tudo sobre documentos de transporte neste guia de perguntas e respostas.
O que são Documentos de Transporte e quando emitir?
Os documentos de Transporte acompanham os bens de circulação sempre que estes são enviados ou transportados (mercadorias que estejam fora dos locais de produção ou exposição, em veículos no momento de descarga ou transbordo e bens para venda expostos em feiras).
Quais os tipos de Documentos de Transporte?
Guias de Remessa
Deverá ser emitida sempre que ocorra o envio ou transporte de mercadorias ou prestação de serviços (documento logístico).
Guias de Transporte
A transferência de mercadorias entre lojas ou armazém deve sempre fazer-se acompanhar deste documento.
Documentos de Transporte Global
O documento de transporte global é um documento cujos destinatários dos bens não são conhecidos no momento da saída dos mesmos e corresponde a uma listagem de todos os bens transportados. O documento de transporte global origina a emissão de documentos acessórios como faturas, documentos de entregas efetivas ou folhas de obras.
Nota: Faturas (exceto simplificadas), notas de devolução e documentos equivalentes (por exemplo, guias de movimentação de ativos próprios ou guias de consignação) também podem ser usadas como documentos de transporte. No entanto, destes deverão constar os dados de transporte.
Como emitir Documentos de Transporte?
Os documentos de transporte devem ser impressos em papel e emitidos em triplicado: original para destinatário, duplicado para efeitos de fiscalização e triplicado para arquivo.
É possível emitir documentos de transporte utilizando uma das seguintes formas:
- Via eletrónica;
- Software certificado pela AT, como o CEGID Primavera ou Sage;
- Através de software criado internamente pela empresa;
- Em papel através de tipografias autorizadas;
- Diretamente no Portal das Finanças;
- Tem de comunicar os documentos de transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) antes das mercadorias serem distribuídas. Também deverá circular com o código que foi atribuído a cada documento, para que o possa apresentar em caso de fiscalização.
Nota: Exclui-se desta obrigação o transporte dos bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultante da sua própria produção.
Quais os elementos obrigatórios nos Documentos de Transporte?
Os documentos de transporte devem ter obrigatoriamente os seguintes elementos:
- Nome, firma ou denominação social do remetente dos bens;
- Domicílio ou sede do remetente dos bens;
- Número de identificação fiscal do remetente dos bens;
- Nome, firma ou denominação social de quem adquire os bens;
- Denominação social de quem adquire os bens;
- Morada de quem adquire os bens;
- Número de identificação fiscal do destinatário (quando é sujeito passivo de IVA);
- Designação comercial dos bens (com indicação das quantidades);
- Locais de carga e descarga;
- Data e hora do início do transporte.
Nota: À data de hoje, a mobilidade não respeita este elemento.
Os documentos de transporte emitidos em papel ainda devem conter elementos identificativos da tipografia (designação social, sede e número de identificação fiscal) e numeração.
Como comunicar as Guias de Transporte à AT?
Caso emita os documentos de transporte através de meios informáticos (por via eletrónica, programa de faturação certificada ou da empresa) deverá comunicá-los em tempo real à Autoridade Tributária.
Se utilizar o Portal das Finanças os documentos de transporte são automaticamente comunicados.
Os documentos de transporte emitidos manualmente em papel tipográfico são comunicados através do serviço telefónico (hora, data, últimos 4 dígitos do número do documento de transporte e NIF do adquirente) e inserção no Portal das Finanças dos restantes elementos até ao 5º dia útil.
Outras questões sobre as Guias de Transporte
Qual a Diferença entre uma Guia de Transporte e uma Guia Global de Transporte?
A Guia Global de Transporte assemelha-se a uma Guia de Transporte/Remessa. A grande diferença é o destinatário que, no caso da Guia Global, não é definido à priori. Deve ser criada sempre que necessite declarar o transporte de mercadoria que pretende comercializar, mas ainda não sabe exatamente a quem as faturas serão emitidas (utilizada maioritariamente na venda ambulante).
Qual o Valor da Multa por falta de Guia de Transporte?
Se transportar mercadorias e não tiver guia de transporte sujeita-se a pagamento de multa entre 150€ e 7.500€. A multa aplica-se a quem envia as mercadorias e a quem procede ao seu transporte (ou somente ao transportador, quando não existe indicação de remetente das mercadorias). Existe lugar ao pagamento de multa quando a guia de transporte:
- Não foi comunicada à Autoridade Tributária;
- Não foi emitida por meios eletrónicos, informáticos ou em papel;
- Não se faz acompanhar do respetivo código de identificação (fornecido pela AT no momento da comunicação);
- Não menciona se o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo.
Assim, a falta de apresentação de guia de transporte está sujeita ao pagamento dos seguintes valores:
- entre 150€ a 3750€ para pessoas singulares;
- entre 300€ a 7.500€ para pessoas coletivas.
Para além das multas, o transportador das mercadorias está sujeito à apreensão da viatura e dos bens transportados. No entanto, estas podem ser reduzidas para metade se a infração for regularizada nos 15 dias seguintes à apreensão ou notificação.
As omissões ou inexatidões na guia de transporte também estão sujeitas ao pagamento de multas. Por exemplo: falta de indicação do NIF do adquirente ou destinatário, dos locais de carga e descarga ou da data e hora do início do transporte. Nestas situações as multas variam entre 93,75€ e 5.625€ para pessoas singulares e entre 187,50€ e 11.250€ para pessoas coletivas.
Quando não é obrigatório emitir uma Guia de Transporte?
Existem exceções previstas na lei, nomeadamente os bens:
- de uso pessoal ou doméstico do próprio; >>> Consumidores Finais
- provenientes de retalhistas que se destinem a consumidores finais;
- provenientes de produtores agrícolas transportados pelo próprio ou por sua conta;
- respeitantes a transações intracomunitárias;
- respeitantes a transações com países terceiros sujeitos a um destino aduaneiro;
- que circulem por motivo de mudança de instalações do sujeito passivo, desde que a data da sua realização seja comunicada às finanças com pelo menos oito dias úteis de antecedência.
