A importância dos KPI’s na gestão e como deve defini-los

01/09/2022
KPI é a abreviação de “Key Performance Indicator” que tal como o nome indica, funciona como um indicador-chave de desempenho. Estabelecendo KPI’s numa empresa, é possível monitorizar o desempenho da mesma: consegue compreender quais são os obstáculos que estão a aparecer no seu caminho e não lhe estão a possibilitar atingir objetivos, auxilia-o com as […]
a importancia dos KPIs nas empresas

KPI é a abreviação de “Key Performance Indicator” que tal como o nome indica, funciona como um indicador-chave de desempenho. Estabelecendo KPI’s numa empresa, é possível monitorizar o desempenho da mesma: consegue compreender quais são os obstáculos que estão a aparecer no seu caminho e não lhe estão a possibilitar atingir objetivos, auxilia-o com as potenciais melhorias, dando-lhe uma visão clara daquilo que realmente vai impactar com sucesso o seu negócio.

Importância dos KPI’S

A falta de planeamento estratégico é uma das principais causas do insucesso empresarial e que termina com muitos negócios.
Para ter êxito na sua organização é preciso prescindir de tempo para pensar em estratégias a implementar. O uso de indicadores de desempenho é provavelmente a forma mais transparente de demonstrar os resultados que um negócio tem principalmente se usados desde o início, uma vez que a partir desta estratégia não é possível encobrir pontos negativos ou interpretar de forma errada os resultados.

A maior vantagem do uso de KPI’s é transformar números avulsos em resultados e conhecimento sobre a empresa. Desta forma é possível fazer previsões e diagnósticos, identificando problemas que vão surgindo durante a jornada, possibilitando a realização de alterações na estratégia se for necessário, melhorando o posicionamento da organização no mercado.

Outro ponto muito importante é o facto destes indicadores incluírem os colaboradores na estratégia do negócio. Ao partilhar os KPI’s com a equipa e fazendo-a estar a par de quanto os seus esforços contribuíram para o bom desempenho da organização, fará com que esta se sinta importante e motivada.

Os KPI’s como oferecem resultados medíveis, ajudam a mapear quais são as áreas de negócio numa empresa que estão a precisar de melhorias, facilitando a gestão das mesmas.
Permitem também obter mais clareza acerca dos objetivos que a empresa precisa de traçar, auxiliando na eficiência das equipas de trabalho e impulsionando as vendas. Além disso, são uma preciosa ajuda no uso de recursos: proporcionam um uso mais inteligente dos mesmos, que resultam numa economia significativa dos custos e despesas.

Como pode ver, o uso de KPI’s num negócio pode não só salvar uma empresa do fracasso, como ainda ajudá-la a alcançar o sucesso.

Como deve definir KPI’s

Existe um leque enorme de indicadores de desempenho para utilizar num negócio, mas nem todos são relevantes para aquilo que pretende implementar nem para os objetivos que deseja atingir.
Deve efetuar uma escolha coerente de acordo com os objetivos e estratégia que pretende executar na sua organização. Lembre-se que é importante que escolha KPI’s que tenham um impacto relevante e positivo no processo. Será uma perda de tempo se monitorizar determinados fatores que se mostrem totalmente insignificantes para atingir os resultados esperados. Devem também ser adequados à situação que a empresa vive no momento, podendo ser alterados e ajustados de acordo com a circunstância do negócio.

Para poder escolher os KPI’s mais indicados para o seu negócio, deve ter em conta alguns aspetos:

  • Qual o cenário atual da sua empresa;
  • Que entraves estão a afetar o desempenho da organização;
  • Os objetivos que pretende cumprir;
  • Perceber se esses objetivos são tangíveis;
  • Áreas de atuação que se deve aplicar os indicadores de desempenho;
  • A meta estabelecida é realmente relevante para a empresa?
  • É possível cumprir esses objetivos dentro do tempo estipulado?

É fundamental que os KPI’s escolhidos sejam fáceis de medir e de verificar. Além disso, devem ser escolhidos de forma objetiva e a partir de avaliações de desempenho feitas no setor onde estes indicadores vão ser usados. Para que a estratégia delineada traga os resultados desejados, é igualmente essencial promover uma boa comunicação entre equipas de forma a garantir que todos estão comprometidos com os mesmos objetivos.

Tipos de KPI’s

Como mencionado anteriormente, há uma grande variedade de indicadores de desempenho que podem ser usados num negócio. Nesse sentido, eles são divididos em três grandes categorias de forma a se conseguir entender melhor o seu funcionamento. Trabalham em conjunto, mas respeitam uma hierarquia. Confira abaixo como são divididos os KPI’s.

KPI’s primários

Estes indicadores são os principais a ter em conta se quisermos perceber se o plano traçado para a empresa está a ser cumprido e qual a sua evolução, uma vez que possibilita uma análise mais completa da gestão da empresa. Eles medem os resultados e dizem se as ações estão a ser lucrativas para o negócio. Como exemplo desses indicadores, é possível destacar a taxa de conversão e a receita por compra.

KPI’s secundários

Já estes indicadores trabalham em função dos KPI’s primários. Explicam o porquê dos resultados, justificando o sucesso ou insucesso da estratégia implementada. Ou seja, podem medir parâmetros como a quantidade de interações com um call to action feito ou até mesmo o número de assinantes de uma newsletter.

KPI’s práticos

Os indicadores de desempenho práticos são mais simples, mas muito importantes. São usados para explicar os resultados dos primários e secundários. São mais detalhados e recaem sobre fatores como tendências e comportamentos. O número de novos clientes, as interações sociais ou até mesmo a taxa de rejeição são exemplos de indicadores práticos.

Exemplos de KPI’s

Os indicadores de desempenho podem ser aplicados em várias áreas de negócio de uma empresa, colocando em prática a estratégia para atingir os objetivos delineados. Embora existam vários de que pode tirar partido, deixamos-lhe alguns exemplos dos principais KPI’s:

  • Indicadores de produtividade: Mede a quantidade de recursos usados para criar um produto ou serviço, avaliando a eficiência dos colaboradores e dos processos. Esses recursos podem ser financeiros, humanos, temporais, entre outros.
  • Indicadores de qualidade: Está relacionado com indicadores de produtividade. Mostram como o serviço/produto é apresentado ao público, reduzindo a quantidade de erros.
  • Indicadores estratégicos: Comparam o cenário atual da empresa com o ideal. Otimizam processos e melhoram a estratégia do negócio.
  • Valor do ticket médio: Explica a dinâmica comercial. Acompanha parâmetros como o número de vendas por cliente e vendedor de forma a entender qual o desempenho do setor em causa.
  • Indicadores de capacidade: Mede a capacidade de resposta de um processo. Por exemplo, a quantidade fabricada de um produto num determinado período.

Estes são apenas alguns exemplos de KPI’s escolhidos por nós.

Definir e acompanhar estes indicadores é uma estratégia fundamental que deve implementar no seu negócio se pretender alcançar o sucesso. Embora existam bastantes por onde escolher, antes de o fazer, siga os nossos conselhos e lembre-se que as suas escolhas devem combinar com as necessidades da sua organização.

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