Já tem um software de gestão na sua empresa, mas começou a sentir que a solução que detém atualmente está a ficar aquém das suas necessidades? A ideia de mudar de ERP não surge do dia para a noite. Pelo contrário: aos poucos, as pequenas falhas, ineficiências e limitações começam a acumular-se, trazendo impactos negativos para a gestão do seu negócio. Leia o nosso artigo e fique a saber quais as principais razões para mudar de ERP, a melhor altura para o fazer e como colocar em marcha um plano de ação.
Os motivos que levam à necessidade de trocar de ERP podem ser de várias ordens, e muitas vezes as razões até podem ser positivas. O negócio tem crescido ou foram criadas novas linhas de produto e serviços? Vai apostar na internacionalização da sua empresa? O software de gestão que adotou é pouco intuitivo para os seus colaboradores, ou as suas funcionalidades tornaram-se obsoletas? Está preocupado com questões relacionadas com a segurança da informação? Deve lembrar-se que sempre que há alterações na sua indústria ou setor de atividade, é essencial que o ERP as acompanhe, sob pena de se tornar desatualizado e pouco eficiente.
Há quem defenda que um ERP pode tornar-se obsoleto num período de entre 5 a 10 anos. No entanto, este intervalo também varia de caso para caso. Estas são algumas das principais razões que levam à necessidade de mudar de software de gestão nas empresas.
5 razões para mudar de ERP
Crescimento da empresa
O crescimento dos negócios leva, muitas vezes, a que as ferramentas de gestão utilizadas deixem de dar uma resposta adequada às necessidades dos gestores. Crescimento pode significar mais processos de compra e venda, maior número de encomendas, novos produtos ou serviços, novos mercados, entre outros. Tudo isto implica a criação de novos processos dentro da empresa, que devem também fazer parte do sistema de ERP.
Fusão ou Aquisição de Empresas
Pode também ser importante mudar de ERP quando há fusões ou aquisições de empresas. Se for esse o seu caso, o software de gestão atual pode não deter todas as funcionalidades essenciais para dar resposta à mudança. Assim, nesta situação deve avaliar se é importante fazer um upgrade ou até mudar para um ERP que permita assegurar as necessidades do negócio no curto, médio e longo prazo.
Tecnologia ultrapassada e falhas de segurança
Nos tempos que correm, as mudanças tecnológicas atingem por vezes velocidades vertiginosas. O que funcionou no passado pode tornar-se rapidamente desajustado, e se o seu ERP não tiver atualizações frequentes, a solução pode não só tornar-se obsoleta, mas também contraproducente – isto acontece se, por exemplo, precisar de muito tempo para analisar e mitigar os erros das plataformas, o que pode levar à perda de competitividade da sua empresa.
Por outro lado, é essencial que os dados da empresa estejam sempre seguros. Se suspeita que há ameaças à integridade da informação, deve contactar um parceiro habilitado, como a Pontual, para proceder à análise da segurança do seu ERP e fazer as alterações necessárias, salvaguardando a confidencialidade da informação e impedindo que a credibilidade da sua empresa no mercado esteja em risco. Esta mudança pode passar por complementar a solução de ERP atual com ferramentas adicionais ou por uma mudança total de software de gestão.
Suporte ineficiente por parte do prestador de serviços
As necessidades de suporte e apoio técnico devem ser prontamente asseguradas pela empresa responsável pela implementação do software de gestão. Se sentir que a empresa parceira não é suficientemente proativa ou célere na resposta aos pedidos de suporte, ou se a formação dada aos colaboradores da sua empresa for insuficiente, poderá estar na altura de mudar de ERP (e de fornecedor!).
Solução pouco escalável
A escalabilidade é uma das caraterísticas mais importantes num ERP, independentemente do setor de atividade. Por escalabilidade entende-se a capacidade do software em adaptar-se ao crescimento do negócio, dando resposta a novas necessidades sem constrangimentos na atividade da empresa. Um sistema de ERP pouco escalável pode rapidamente deixar de dar resposta às necessidades e obrigar a uma mudança.
Um bom fornecedor de soluções de software de gestão consegue não só indicar-lhe a solução mais adequada e a sua escalabilidade, mas também, quando necessária, a integração de sistemas, o desenvolvimento de add-ons para o ERP, entre outros serviços que lhe permitem beneficiar de um ecossistema de IT totalmente integrado e agilizado.
Estas são algumas das principais razões identificadas pelos gestores que despoletam o processo de mudança de ERP nas empresas. No entanto, existem outras. Analise os tópicos abaixo e, caso se reveja em algumas destas situações e não haja outra solução à vista, pode ser importante ponderar a mudança de ERP:
- Utilizo várias bases de dados na minha empresa.
- Os meus colaboradores queixam-se de que o ERP é demasiado complexo e criaram processos paralelos para registo de informação.
- Utilizo vários sistemas de software independentes que carecem de integração.
- Os motivos pelos quais adquiri o meu ERP já não são válidos atualmente.
- Os meus colaboradores não receberam formação adequada para utilizar o ERP.
- Não tenho acesso a um suporte adequado nem documentação técnica que ajude a resolver problemas do ERP.
Já decidiu que está mesmo na altura de trocar de software de gestão? Por onde pode, então, começar e quais os aspetos a considerar? As questões de calendário também são importantes, uma vez que levar a cabo uma nova implementação de ERP implica tempo e disponibilidade das equipas.
Quando mudar de ERP
Comecemos por ver alturas em que não deve iniciar o processo de mudança de ERP.
Assegure que as equipas envolvidas no processo têm disponibilidade, e não estão a atravessar nenhum pico de trabalho. É essencial também que elementos centrais no projeto não estejam ausentes ou de férias. Departamentos como vendas, marketing ou recursos humanos e administrativo têm normalmente inputs relevantes sobre as suas necessidades que impactam a customização do ERP, por isso certifique-se de que a agenda dos envolvidos estará mais liberta para esta atividade.
O departamento financeiro é particularmente afetado por períodos de maior volume de trabalho, como por exemplo, os fechos de contas no final do ano. Os negócios sazonais obrigam a esforços maiores por parte das equipas de vendas e marketing em determinados períodos do ano, como o Verão ou Natal, e por isso, se é este o seu caso e está a ponderar trocar o software de gestão nessa altura, pode ser melhor reavaliar a sua decisão.
Quando alcançar a (árdua) tarefa de conciliar a disponibilidade das equipas, está na altura de iniciar a mudança!
Implementar um plano de ação para mudar de ERP
Avalie as suas necessidades
Alguma vez pensou em comprar um par de sapatos sem saber o número que calça? Com um ERP, não é assim tão diferente. Se não tiver um entendimento profundo das suas necessidades, vai ser mais difícil escolher a solução adequada.
Comece por registar quais são as necessidades do negócio – as suas e dos seus colaboradores e departamentos da empresa. Pode conduzir breves entrevistas para recolher essa informação, se for necessário. Identifique também processos específicos, requerimentos do seu setor de atividade e quais as ferramentas e competências necessárias para lhes dar resposta.
Escolha um ERP adaptado ao seu setor
Por mais óbvio que pareça, nem sempre os gestores de empresas escolhem um software de gestão adaptado ao seu setor de atividade. Ao preferir uma solução de ERP genérica, estes gestores podem estar a investir dinheiro e recursos numa ferramenta que não vai estar adaptada às necessidades do negócio. Um ERP para a indústria terá certamente módulos e funcionalidades diferentes de um ERP para a área do retalho ou até um software de gestão para clínicas de saúde, por isso, tenha este fator em conta na hora de planear a mudança.
Opte por um parceiro de implementação de referência
Um ERP é uma ferramenta com um grande potencial de melhoria de processos e resultados das empresas. No entanto, o projeto de implementação da solução não está isento de possíveis falhas, má comunicação com o parceiro, falta de formação das equipas e/ou suporte ineficiente.
A Pontual dispõe de uma equipa de consultores de ERP com uma experiência de 30 anos no mercado, e um portfólio de soluções para os mais diversos setores de atividade. Das ferramentas standard ao nível máximo de customização, implementamos soluções em centenas de clientes e acompanhamos todo o processo, do planeamento à entrega do projeto, incluindo formação e suporte.
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