A resposta é: sim, mais que nunca! Vamos perceber ao detalhe o que é um software de gestão, quais os principais tipos, como implementar e porque é esta continua a ser, em 2024, uma ferramenta essencial para o crescimento das empresas.
O software de gestão é uma peça fulcral para o sucesso na gestão empresarial moderna – mesmo em 2024. No panorama atual, são cada vez mais as inovações, tipos de software, metodologias e ferramentas disponíveis, mas um software ERP – como também é conhecido o software de gestão – continua a ser uma ferramenta essencial para as empresas, seja qual for a sua dimensão ou setor de atividade.
Um bom software de gestão é hoje, aliás, uma ferramenta de trabalho em constante evolução, integrando tecnologias como a Inteligência Artificial, automação e Business Analytics, de forma a trazer ainda mais eficiência e aumentar a produtividade dos seus utilizadores.
Neste artigo vai perceber melhor o que é um software de gestão, quais os principais tipos, as vantagens da sua utilização e como fazer a seleção do ERP mais indicado para a sua empresa.
O que é um software de gestão?
Por definição, um software de gestão é um programa informático desenvolvido com o objetivo de centralizar todas as informações respeitantes à gestão de uma organização. Trata-se de uma ferramenta que reúne informação que, geralmente, se encontra dispersa e pouco acessível, o que facilita e acelera a tomada de decisão, automatiza processos, entre várias outras vantagens – que veremos mais à frente.
Os softwares de gestão podem classificar-se de duas formas: horizontais e verticais. Um software de gestão horizontal é uma solução mais abrangente, composta por módulos que correspondem, geralmente, aos diferentes departamentos existentes numa empresa, e que vão desde finanças, recursos humanos, vendas, marketing, logística, entre outros. Trata-se de uma solução agnóstica; isto é, que dá resposta a necessidades de empresas de diferentes setores de atividade.
Já um software de gestão vertical é desenvolvido tendo em conta as especificidades de um setor ou indústria, e, por isso, inclui módulos e funcionalidades que respondem às necessidades desse setor, sendo muito mais especializado. Alguns dos principais softwares desta categoria são o software para a indústria (MRP e MES), software para logística e gestão de armazém (WMS), software para o setor da saúde, entre outros.
Importa referir, no entanto, que independentemente de o software ser vertical ou horizontal, uma caraterística que não pode faltar é a capacidade de personalização. Hoje em dia, tal como as organizações, também um software ERP está em constante evolução, pois sempre que há mudanças nos negócios (novos mercados, produtos, legislação atualizada, ou outras especificidades inerentes ao setor ou à própria empresa) o software deve também refletir essas mudanças.
É isso, aliás, que faz com que cada organização tenha um ERP único e irrepetível – e tudo graças a equipas de implementação como as da PONTUAL, que personalizam as soluções de software de base tendo em conta os requisitos específicos de cada cliente.
Por outro lado, e como mencionamos no início do artigo, a evolução da tecnologia também está ao serviço do ERP, fazendo com que este seja uma ferramenta cada vez mais complexa e, ao mesmo tempo, permita trazer cada vez mais inovação e agilidade na gestão operacional dos negócios. Hoje, tecnologias como a inteligência artificial, IoT (Internet of Things) e outras já são integradas no software de gestão, trazendo mais benefícios para os seus utilizadores.
A evolução tecnológica ao serviço do software de gestão
Conforme vimos, o software de gestão não é uma ferramenta estanque. À medida que a tecnologia se vai desenvolvendo, as software houses vão aprimorando os seus ERP’s de forma a trazer mais inovação para o mercado e manter os seus produtos atualizados com novas funcionalidades para os seus clientes.
Estas são algumas das tecnologias que já fazem parte dos softwares de gestão em 2024:
Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning: A IA pode desempenhar um papel crucial na evolução do software ERP, nomeadamente na automatização de processos, análises preditivas, deteção de anomalias ou até no que diz respeito ao atendimento ao cliente.
Cloud: Numa altura em que o acesso remoto e descentralizado às plataformas é cada vez mais uma necessidade das empresas, a cloud traz mais flexibilidade, segurança, fiabilidade no acesso ao software de gestão e a custos mais reduzidos – entre outras vantagens.
Blockchain: Muito utilizada no setor financeiro, a tecnologia blockchain aplicada ao ERP permite descentralizar processos, gerando mais transparência e segurança nas transações.
Experiência do utilizador e interfaces melhorados: Apontada como uma das principais tendências de software de gestão em 2024, a UX (User Experience) visa a interação dos utilizadores com uma plataforma de software, englobando design, usabilidade e satisfação – e a melhoria dessa experiência é neste momento um grande foco para os fornecedores de ERP.
Tipos de software de gestão
Para além de se distinguirem entre software vertical e horizontal, os softwares de gestão podem também ser classificados em diferentes tipologias, tendo em conta as funcionalidades que incluem. Estas são alguns dos tipos mais comuns:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Trata-se de um software de gestão horizontal e que inclui áreas transversais aos diferentes setores de atividade: finanças, recursos humanos, vendas, compras, stock, entre outros. A sigla ERP é utilizada como sinónimo de software de gestão.
- CRM (Customer Relationship Manager): Tal como o próprio nome indica, um CRM centraliza todos os processos relacionados com a gestão da relação com os clientes e inclui funcionalidades como a gestão do pipeline de vendas (de leads até ao fecho de negócio), automatização de processos de marketing, entre outras.
- Software de Faturação e Contabilidade: Abrange todas as tarefas relacionadas com a gestão financeira, incluindo contabilidade, controlo de despesas, emissão de faturas e relatórios fiscais.
- Software de Gestão de Projetos: Pensado para project managers e colaboração com as equipas, auxilia na definição, planeamento, execução e acompanhamento de projetos.
- Gestão da Produção: Software de gestão para a indústria, que se sub-divide em dois tipos: MRP (Material Requirements Planning) e MES (Manufacturing Execution System). O MRP trata essencialmente da gestão de materiais, garantindo que não há excesso ou escassez de matéria-prima e, assim, otimizando a produção. Já o MES controla as atividades de chão de fábrica em tempo real através do registo em terminais de dados oriundos de equipamentos e mão-de-obra, dando maior visibilidade ao processo produtivo.
- Gestão de stocks e logística: Um software de logística reúne funcionalidades relacionadas com o controlo do fluxo de mercadorias desde entrada à saída, otimizando a gestão de stock e amazém. Pode também abranger processos logísticos como o transporte, armazenagem e distribuição de produtos.
- Gestão documental: Centraliza toda a gestão de documentos das organizações, da criação à organização, partilha, controlo de acessos, entre outros. Também conhecido como Arquivo Digital, tem desempenhado um papel importante na transição do papel para o digital em negócios de todas as dimensões.
- Business Intelligence (BI): Muitas vezes parte integrante do software de gestão enquanto módulo, e não como um software independente em si, as ferramentas de BI permitem analisar dados a partir de relatórios ou elementos visuais que apresentam a informação de forma mais inteligível e proporcionam insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.
Vantagens da utilização de um software de gestão
Contar com uma ferramenta que centraliza o acesso a todos os processos de uma organização é, por si só, uma vantagem incontestável de um software de gestão. Mas há muitas mais – vejamos algumas.
- Maior eficiência Operacional
Com um software de gestão vai automatizar processos e tarefas rotineiras, o que reduz a probabilidade de erros e o tempo necessário para completá-las, aumentando a eficiência operacional.
- Tomadas de decisão mais certeiras
Atualizados em tempo real, os dados que vão alimentando o sistema ERP dão origem a informações valiosas que permitem tomar decisões de forma mais rápida e, ao mesmo tempo, mais informada, empoderando os gestores.
- Melhor gestão financeira
Por centralizar os dados num só local, um software de gestão promove o acesso simplificado a informação respeitante a orçamentos, pagamentos, faturas e outros, promovendo uma maior sustentabilidade financeira do negócio.
- Processos mais integrados
Ao integrar diferentes áreas e processos de uma organização, como as vendas, finanças, stocks, RH e outros, o ERP dá ao utilizador uma visão global das operações e facilita a colaboração e partilha de informação entre departamentos.
- Adaptação à Mudança
Num contexto empresarial em constante mutação, um software de gestão permite uma adaptação mais ágil às mudanças (internas ou do mercado), sendo também atualizado periodicamente em casos de nova legislação.
- Informação sempre segura
Os fornecedores de software apostam em tecnologia que garante a segurança e integridade dos dados do ERP contra ataques cibernéticos.
- Trabalho remoto descomplicado
Com a chegada dos softwares de gestão na cloud é possível aceder à ferramenta em qualquer local e a qualquer hora, desde que exista uma ligação à internet.
- Elevada capacidade de personalização
Um bom software ERP possui uma framework altamente personalizável, podendo sempre ser alvo de customizações que permitem dar uma resposta mais completa às necessidades do negócio. É isso que faz com que nenhum ERP seja igual ou outro.
A par da personalização, convém ressalvar que, nos tempos que correm, um software de gestão é, cada vez mais, uma peça central num puzzle completo de sistemas e soluções tecnológicas que devem comunicar entre si para gerar mais eficiência e operações sem sobressaltos. Vejamos, então, o que é a integração de software e porque ela é tão importante para os negócios de hoje.
Integração de software a partir do ERP
Quando falamos da capacidade de personalização do software de gestão, não falamos apenas da possibilidade de acrescentar novos módulos ou até funcionalidades desenvolvidas à medida.
Cada vez mais as organizações contam com vários softwares e add-ons que, se apenas funcionarem de forma independente, não cruzando dados entre si, levam a que os grandes pontos fortes da tecnologia – otimização de processos, automatização de tarefas, menor taxa de esforço e erro – possam cair por terra.
A integração de software a partir do ERP refere-se, assim, à conetividade e interoperabilidade entre vários sistemas de uma organização, levando à criação de um verdadeiro ecossistema tecnológico onde existe troca de dados automática e que permite que os utilizadores uma visão mais integrada das operações.
Um exemplo de integração de sistemas
Imagine, por exemplo, que tem um e-commerce e já utiliza um ERP, ambos de forma isolada. A integração destes dois sistemas distintos vai permitir incluir informação sobre vendas, stock, entre outros aspetos, do canal de vendas online no software de gestão – sem necessidade de introdução manual de dados, reduzindo a probabilidade de erros e o tempo gasto nessa tarefa.
Integrar o ERP com outros softwares ou aplicações faz com que seja mais simples aceder à informação, proporcionando uma melhor experiência de utilizador e análise de dados. Tudo isto conduz a uma gestão mais eficiente e integrada. Para além disso, consegue dar respostas mais rápidas às exigências do seu setor de atividade, dando um sinal claro ao mercado de competitividade e inovação tecnológica.
A integração de sistemas é um serviço personalizado e que tem em conta os softwares específicos das organizações, não existindo um conjunto de soluções padrão. A PONTUAL conta com equipas especializadas e pode ajudá-lo a implementar um projeto de integração de software e sistemas – fale connosco.
Como escolher o software de gestão certo para a sua empresa
Perante a complexidade e a grande diversidade de soluções existentes no mercado, escolher o software de gestão que melhor se adequa às necessidades do seu negócio pode não ser a tarefa mais simples. Por outro lado, um ERP não é como um simples programa informático, que se instala num dia e, no outro, está pronto a usar. Os processos de implementação são compostos por fases distintas e que vão da consultoria ao desenho e customização de software, testes, implementação, formação, entre outras.
A boa notícia é que há alguns passos que pode dar no sentido de começar a perceber melhor o mercado do software de gestão e as soluções que mais se podem adequar ao seu caso – como os que lhe apresentamos de seguida.
1. Faça um levantamento das necessidades da sua empresa
Antes de começar a pesquisar as soluções existentes no mercado, deve olhar “para dentro” – analise os processos e fluxos de trabalho, áreas com margem para melhorar e que tipo de funcionalidades poderiam ajudar a aumentar a produtividade e eficiência da sua empresa. Não se preocupe se já existem softwares para o que necessita; tome nota das suas necessidades e o parceiro certo de implementação de software conseguirá perceber de que forma é que estas se traduzem em termos tecnológicos.
2. Analise os softwares disponíveis do mercado
Faça uma pesquisa online pelos principais softwares de gestão disponíveis no mercado. Compare funcionalidades, os pontos fortes de cada marca, e qual poderá ser a solução que melhor encaixa nas suas necessidades. Não tem que decidir sozinho – um parceiro de implementação como a PONTUAL conta com equipas de consultores capazes de identificar a melhor opção para si entre um portfolio vasto de soluções.
3. Estabeleça o seu budget
Agora que já conhece mais ao pormenor as soluções disponíveis no mercado, defina um orçamento tendo em conta não só o custo do software e implementação, mas também as necessidades de customização, apoio técnico e suporte.
Tenha em consideração que fazer uma escolha cujo principal critério é o preço pode levá-lo à opção errada; um software de gestão pode representar um investimento inicial mais avultado, mas a médio/longo prazo vai verificar que os níveis de eficiência operacional, agilidade e otimização de processos compensam largamente o investimento.
4. Avalie o processo de implementação
A partir do momento em que já tiver uma – ou várias – propostas alinhadas com o seu orçamento, avalie os principais aspetos do processo de implementação – quanto tempo vai demorar e de que forma pode impactar as suas operações, se a formação está incluída, que recursos necessitará, timings, entre outros aspetos. Conte com o seu parceiro de implementação para esclarecer todas as dúvidas e solicite sessões de demonstração da ferramenta se necessário. Assim que tiver todos estes aspetos em conta, deverá estar pronto para tomar a sua decisão.
Conforme pode verificar neste pequeno guia, muitas vezes, mais do que saber qual a ferramenta certa, é essencial estar junto do parceiro de implementação de ERP que o saiba guiar no caminho de uma decisão mais informada e adequada à sua organização.
Mais do que um simples implementador de software, a PONTUAL conta com equipas de consultores experientes em tecnologia para negócios em setores de atividade como o da sua empresa.
Da indústria à logística, dos serviços ao canal HORECA, passando pelo Retalho, Contabilidade, setor Legal e Saúde – contamos com um vasto portfolio de parceiros e soluções próprias de software de gestão que continuam, há mais de 30 anos, a melhorar a gestão de centenas de negócios no mercado ibérico.
